Toiminnanohjaus pienessä yrityksessä

02.10.2019

Toiminnanohjausjärjestelmä.

Sanaa suussa makustellessa ensimmäisenä mieleen tulee suuryritys, joka painii massiivisen sappiprojektin kanssa. Aikataulut paukkuvat ja hintalappu kasvaa eksponentiaalisesti. Kaiken lisäksi järjestelmä tuntuu vain hankaloittavan työntekoa, ja työntekijät ovat tyytymättömiä.

Meidän on kuitenkin helppo mieltää suuren organisaation tarve järjestelmälle, jossa tieto liikkuu ja automatisoituu. Toiminta tehostuu, asiat eivät unohdu ihmisten työpöydille ja kaikki on oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Tarkemmin asiaa pohtiessa voi oivaltaa, ettei toiminnan tarvitse olla niin kauhean suurta tarvitakseen ohjausta. Samat ongelmat ovat läsnä, vaikka yrityksessä olisi vain yksi henkilö töissä. Mittakaava vain on pienempi.

Tiedot ovat hajallaan eri paikoissa ja niiden etsimiseen sekä yhdistelemiseen menee paljon aikaa. Työt pitäisi myös tehdä siinä järjestyksessä kun on sovittu. Tarvittavat tavarat pitäisi olla varastossa, kun niitä tarvitaan. Listaa voisi jatkaa vaikka kuinka pitkälle. Ja kaiken tämän keskellä työt pitäisi myös muistaa laskuttaa. Yrittäjällä on kädet täynnä töitä ja pää täynnä muistettavaa. Tähän lisätään vielä työntekijät, jotka pitäisi myös saada pidetyksi kärryillä toiminnasta ja oikeaan paikkaan oikeaan aikaan tekemään oikeita asioita. Eikös nyt ollakin jo mitä suurimmassa määrin tekemisissä toiminnanohjauksen kanssa?

Hyvällä järjestelmällä useimmat näistä toiminnanohjauksen haasteista pystytään selättämään – myös pienissä yrityksissä. Tiedot saadaan ketjuuntumaan yhdessä järjestelmässä asiakkaan ensi kontaktista aina kirjanpitoon asti. Työt voidaan aikatauluttaa kiireysjärjestykseen ja tehdä ajallaan sen sijaan, että juostaan kovaäänisimmän myöhässä olevia töitä valittavan perässä. Varastotilanteen näkee aina tarvittaessa ja ostotilauksen tekee käden käänteessä hyvissä ajoin ennakoiden. Laskutettavat työt siirtyvät laskutukseen valmiina ja niiden lähettäminen on vain muutaman klikkauksen työ.

Vasta-argumentteina yleensä kuullaan, että ”ei meillä ole aikaa järjestelmän käyttöönottoon” tai ”järjestelmän käyttöönotto maksaa liikaa”. Järjestelmän opettelu ja käyttöönotto onkin aikaa vievä prosessi, mutta hyvin toteutettuna se tapahtuu arjen ohessa pikkuhiljaa. Se ei vaadi pitkiä koulutuspäiviä yhteiskoulutuksissa vailla kosketusta todelliseen arkeen. Muutaman tuhannen kustannus tuskin on millekään yritykselle mahdoton, kun luodaan pohjaa yrityksen kulttuurille ja kasvulle.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on sitä helpompaa mitä pienemmästä yrityksestä on kyse – ja myös sitä edullisempaa. Isommalla yrityksellä on juurtuneemmat toimintatavat ja työntekijöiden sitoutuminen uuteen järjestelmään on hankalampaa. Uusien työntekijöiden on helpompi tulla yritykseen, jossa on selkeät toimintatavat, ja he oppivatkin suoraan järjestelmän käyttöön.

Järjestelmän valinnassa kannattaa olla tarkkana. Jos päädytään suppeampaan järjestelmään, kuten pelkkään taloushallintojärjestelmään, kannattaa huomioida, että tarpeiden muuttuessa joudutaan turvautumaan kalliisiin rajapintaprojekteihin tai vaihtoehtoisesti vaihtamaan järjestelmää. Hyvä järjestelmä taipuu monenlaiseen käyttöön aina yhden hengen taloushallintojärjestelmästä kymmenien työntekijöiden laajaan toiminnanohjausjärjestelmään.

Tommi Laurila
0201 664 214
tommi.laurila@oleline.fi