Puh. 0201 664 214 | sähköposti info@oleline.fi

Järjestelmähankinnassa hyvin valmisteltu on puoliksi tehty

02.10.2019

Päätös sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä ja toiminnanohjausjärjestelmän hankkimisesta tilitoimistollesi voi äkkiseltään tuntua isolta ja vaikealta. Huolehtimalla muutamasta perusasiasta olet kuitenkin jo pitkällä hankkeessa ja pian pääset nauttimaan rutiinitöiden vähentymisestä ja toimintasi tehostumisesta.

Keräsimme sinulle viisi tärkeää vinkkiä järjestelmähankintasi avuksi.

 

Ennen taloushallinto- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista sinun on hyvä käydä läpi seuraavat vaiheet:

1. Valitse projektille vastuuhenkilö
Sitoutuminen on kaiken a ja o. Kun projektille nimetään vetäjä ja mahdollinen asiantuntijoista koostuva työryhmä hankintaprosessin onnistumismahdollisuudet kasvavat merkittävästi. Selvitystyössä on hyvä olla mukana sekä päätösvaltaa käyttävää yrityksen johtoa että käytännön asiantuntijoita. Pelkästään johdon päätöksellä muutos harvoin onnistuu. Ilman sitoutumista hanke helposti jää kesken tai viivästyy.

 

2. Määrittele nykytila ja tavoitteet
Jotta järjestelmiä voisi vertailla keskenään, on yksilöitävä nykytoiminnan ongelmakohdat ja määriteltävä asiat, joihin halutaan parannusta. Mieti, oletko hankkimassa kahta rinnakkaista järjestelmää vai etsitkö ratkaisua, joka yhdistää taloushallinto- ja toiminnanohjausjärjestelmät? Mitä ominaisuuksia järjestelmässä on oltava? Toimiiko se pilvipalveluna? Mitä tarpeita asiakkaillasi on? Millaisia sovelluksia järjestelmään on liitettävissä? Toimivatko ne mobiilisti? Miten järjestelmä tehostaa omaa toimintaasi ja antaa sinulle uusia liiketoimintamahdollisuuksia?

 

3. Perehdy vaihtoehtoihin määrittelemiesi tavoitteiden pohjalta
Kun olet määritellyt, mitä järjestelmältä haluat ja mitkä ominaisuudet parhaiten tukevat liiketoimintaasi, tutustu eri vaihtoehtoihin. Tarjonta on laajaa, mutta erojakin löytyy. Miten hyvin järjestelmä sopii tilitoimistomaailmaan? Onko se rakennettu toimialalähtöisesti? Kuinka hyvin järjestelmässä on huomioitu kirjanpidon rutiinit ja onko ne automatisoitu? Kuinka hyvin toiminnanohjausjärjestelmä keskustelee taloushallinnon kanssa vai ovatko ne yhtä ja samaa järjestelmää? Onko järjestelmä käytössä muissa tilitoimistoissa?

 

4. Selvitä järjestelmätoimittajan valmiudet auttaa sinua
Varaa uuden järjestelmän käyttöönottoon aikaa ja vastuuta se sisäisesti. Yleensä käyttöönotto tapahtuu muun toiminnan jatkuessa normaalisti, joten ennen järjestelmän valintaa selvitä ja vertaile ohjelmistotoimittajien valmiuksia auttaa sinua käyttöönotossa. Miten toimittaja kouluttaa sinut uuteen järjestelmään? Onko tarjolla vain yleiskoulutuksia vai myös henkilökohtaista apua ja ohjausta juuri sinulle räätälöidysti? Tuntevatko toimittajan edustajat vain järjestelmän ja sen toiminnot vai ovatko he myös taloushallinnon ja tilitoimistomaailman asiantuntijoita? Osaavatko he antaa selkeitä ohjeita ja neuvoja järjestelmän hyödyntämisestä kirjanpidon eri tilanteissa parhaalla mahdollisella tavalla? Millainen käyttäjätuki toimittajalla on? Tuntevatko ohjelmistotuen asiantuntijat tilitoimistosi tarpeet?

 

5. Valmistaudu uuden järjestelmän käyttöönottoon ajoissa
Uuden järjestelmän käyttöönotto ei ole hokkuspokkus-temppu. Jos käytössäsi on jo järjestelmä, varmista sen toimittajalta, miten asiakas- ja tuoterekisterit saadaan järjestelmästä ulos ja siirretyksi. Pyydä pankista tiedot webservice-kanavista sähköisten pankkiyhteyksien luomiseksi. Suunnittele ja aikatauluta asiakkaittesi tietojen siirtäminen. Käyttöönottovaihe koetaan joskus työlääksi ja hankalaksi. Mitä yksilöllisemmin valitsemasi järjestelmätoimittaja pystyy sinua palvelemaan, sitä sujuvammin ja joustavammin käyttöönotto sujuu.